Учет и хранение стандартов


Своевременное обеспечение всех подразделений предприятия стандартами может быть успешным только при условии хорошо налаженного их учета и хранения. Для этой цели в рамках отдела стандартизации предприятия организуется специальная группа. Ежемесячно на основе запросов отделов, цехов и служб завода, анализа указателей стандартов определяют потребность в стандартах и направляют соответствующим образом оформленную заявку в один из специализированных магазинов стандартов (копию заявки оставляют в группе для контроля заказов). Количество заказываемых экземпляров стандартов должно быть не менее двух (рабочего и контрольного).

Поступившие на предприятие стандарты регистрируются в специальных журналах учета стандартов. Из общего количества экземпляров каждого стандарта, поступившего на предприятие, выделяется контрольный экземпляр. Контрольные экземпляры всех стандартов хранятся отдельно в отделе стандартизации и выдаче не подлежат. На первой станице контрольного экземпляра ставится штамп «Контрольный».

Выдача остальных экземпляров стандартов подразделениям и службам предприятия ведется по абонементам, согласно заявкам уполномоченных по стандартизации, которые назначаются из числа инженерно-технических работников цехов, отделов и служб завода.

Уполномоченные по стандартизации осуществляют:

своевременное обеспечение подразделения нормативной документацией (НД);

систематический учет НД, ее хранение и выдачу сотрудникам подразделений;

своевременную информацию сотрудников подразделений о поступивших стандартах и об изменениях к ним.

Стандарты хранят в папках или специальных картотечных коробках, на которых должна быть наклейка с указанием интервала номеров хранящихся стандартов. Сборники стандартов хранятся отдельно.

Сведения об изменениях в государственных и отраслевых стандартах публикуются в соответствующих «Информационных указателях». Публикуемые в них подлинники изменений подклеиваются в контрольные экземпляры стандартов.

Небольшие изменения и поправки в рабочие экземпляры стандартов разрешается вносить от руки.

Рабочие экземпляры отмененных или пересмотренных стандартов подлежат изъятию из употребления и снимаются с учета в отделе стандартизации. Контрольные экземпляры таких стандартов рекомендуется хранить в отделе стандартизации для справок.

Внесение изменений в стандарты, а также их изъятие и замена на предприятии должны производиться в недельный срок со дня получения информации. Если рабочий экземпляр стандарта утерян или пришел в негодность, уполномоченный обязан составить об этом акт  в двух экземплярах, которые должны быть подписаны начальником подразделения предприятия и уполномоченным. Один экземпляр акта должен быть направлен в отдел стандартизации предприятия для снятия с учета данного экземпляра и замены его новым.

Опыт показывает, что хорошо организованные учет и хранение стандартов являются одним из важных условий соблюдения  и своевременного внедрения стандартов.


Предыдущие материалы: Следующие материалы: